Mise en place d’un dispositif harmonisé de contrôle de gestion au sein des départements Ministériels Marocains

Cette mission destinée à "déployer le plan d’action relatif à la mise en place d’un dispositif harmonisé de contrôle de gestion orienté performance au niveau des départements ministériels marocains" s'est inscrite dans le cadre de la convention de financement entre l’Union Européenne et le Royaume du Maroc régissant le programme HAKAMA II pour«le renforcement de la gouvernance publique». Elle faisait suite à une précédente intervention d'YMAGO Conseil qui avait permis d’une part, de dresser en 2019/2020 un premier diagnostic d’ensemble de la situation du contrôle de gestion au sein de l’administration d’Etat marocaine et d’autre part, de proposer les 6 principes directeurs :

Les objectifs stratégiques complémentaires de la mission étaient les suivants :

Affirmer le rôle prépondérant du contrôle de gestion comme système d’aide à la décision et d’évaluation de la performance exprimée dans les plans d’action stratégiques et les projets deperformance des DM ;
Optimiser les organisations et investir dans les leviers les plus créateurs d’efficacité et d’efficience ;
Améliorer et implanter progressivement les outils du contrôle au sein des départements ministériels concernés.

D’un point de vue plus opérationnel, il s’est agit de :

Tenir compte de l’historique du contrôle de gestion et des modèles d’organisation pertinents sans forcément les remettre en cause ;
D’envisager une structure centrale de contrôle de gestion rattachée au plus haut niveau la légitimant dans ses interventions ;
Affirmer la singularité et la spécificité du contrôle de gestion par rapport aux autres formes de contrôle et d’évaluation et en particulier l’audit et le contrôle internes ;
Créer un « esprit de corps » des contrôleurs de gestion de l’administration marocaine en visant à l’échange de bonnes pratiques, à la mutualisation des outils et des méthodes et à la création d’un réseau professionnel

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Les travaux collaboratifs avec les contrôleurs de gestion des 14 départements ministériels participants à la mission ont permis de :

rédiger un décret relatif au contrôle de gestion, finalement publié sous le numéro 2-22-580 le 16 mars 2023 ;
structurer une « charte du contrôle de gestion », outil de communication au sein des Départements Ministériels, précisant les missions, les interactions avec les directions et les responsables de programme (Rprog) et pouvant s’insérer dans la « charte de gestion ministérielle » ;
élaborer 4 fiches emplois/métiers de contrôleurs de gestion en s’appuyant sur le référentiel interministériel proposé par le ministère de la transition numérique et de la réforme administrative ;
construire un guide opérationnel de contrôle de gestion, conçu collégialement lors d’ateliers avec un groupe de contrôleurs de gestion ministériels ;
proposer 3 modèles-types de positionnement des entités dédiées au contrôle de gestion et d’organisation d’ensemble de la fonction ;
décliner les calendriers de dialogue de gestion visant à la coordination entre les dimensions stratégiques, performance budgétaire et opérationnelle (plan d’action– PAO)

La démarche méthodologique adoptée par le cabinet YMAGO Conseil se voulait à la fois transparente et participative. En effet, il était convenu de :

Trouver un niveau d’accord entre les responsables des départements ministériels, les responsables de programme, les représentants de la direction du budget, les corps de contrôle et d’inspection et les contrôleurs de gestion professionnels qui garantisse l’adoption d’un texte (décret), à vocation normative, relatif au déploiement harmonisé du contrôle de gestion ;
Être en mesure de mobiliser l’ensemble des acteurs concernés au sein des départements ministériels tout au long du projet en les faisant participer aux ateliers, à l’élaboration des documents et des outils et en les informant régulièrement de l’avancée des travaux
Insister sur la transposition potentielle de la démarche impulsée auprès des 14 départements ministériels ;
Diffuser une culture managériale à travers l’implantation du contrôle de gestion qui associe une dimension instrumentale (tableaux de bord et comptabilité analytique), une dimension « relationnelle » et organisationnelle à l’égard des directions métiers/supports ;
Viser à une professionnalisation, un enrichissement des pratiques et une application concrète des outils en cours même de mission ;
Veiller enfin à une adaptation des référentiels au contexte marocain en évitant la transposition, en l’état, de modèles internationaux

Les contrôleurs de gestion, chefs/cheffes de division ou de service, mais aussi leurs équipes ont été mobilisés en permanence pour donner leurs points de vue, proposer des exemples, transmettre des documents d’actualité, présenter leurs travaux afin d’instaurer une dynamique et faciliter l’appropriation des actions retenuesdans les feuilles de route.

Chaque département ministériel a étéaccompagné par un binôme de consultants pendant toute la durée de la missionqui a apporté à la fois des conseils, des exemples d’outils à transposer etparticipé à la production effective d’outils (tableaux de bord divers, étudesde coût, charte, etc.).

L’enjeu pour YMAGO Conseil n’était pas tant de faire mais bien « d’amener à faire » et aider les contrôleurs de gestion à s’emparer opérationnellement des méthodes d’élaboration des outils du contrôle de gestion.